Автоматизации и чек-листы
Что CRM делает сама, когда заказ входит в этап: письмо клиенту, уведомление команде, задания печати. Чек-лист этапа с обязательными пунктами.
Автоматизации избавляют от рутины: когда заказ входит в этап, CRM сама пишет клиенту, зовёт нужного коллегу или ставит задания печати. Чек-лист этапа напоминает, что проверить, и не пускает заказ дальше, пока важное не сделано. И то и другое настраивается для каждого этапа воронки.
Какие бывают автоматизации
| Действие | Что делает |
|---|---|
| Написать клиенту по шаблону: email и Telegram | Отправляет клиенту письмо по выбранному шаблону. Если клиент подписался на заказ в Telegram, тот же текст придёт ему и туда. |
| Уведомить команду | Присылает уведомление ответственному за заказ или всем участникам с выбранной ролью. |
| Создать задания печати по ненапечатанным позициям | Ставит в очередь печати задания на позиции, которые ещё не напечатаны и не стоят в очереди. Задания распределяются на наименее загруженные исправные принтеры. |
| Назначить ответственного | Назначает заказу выбранного участника команды. |
Например, для этапа «Готов к выдаче» удобно настроить письмо клиенту «Заказ готов», а для этапа «В очереди» создание заданий печати.
Как настроить автоматизацию
Откройте этап
Откройте «Настройки → Воронка» и у нужного этапа нажмите «Автоматизации». Откроется окно «Когда заказ входит в этап …».
Уточните детали
- Для письма клиенту выберите «Шаблон письма». Шаблоны настраиваются в «Настройки → Шаблоны сообщений», подробнее в статье Шаблоны сообщений.
- Для уведомления команде выберите «Кого уведомить»: «Ответственного за заказ» или участников с ролью.
- Для назначения выберите «Кого назначить».
Добавьте ещё действия, если нужно. Лишнее удалите корзиной справа.
Нажмите «Сохранить»
На кнопке этапа появится число действий, например «Автоматизации: 2».
Действия выполняются по порядку, один раз на каждый вход заказа в этап. Если заказ вернули назад и снова перевели на этот этап, действия выполнятся ещё раз. У этапа может быть до 10 действий.
Где посмотреть, что сработало
Итог каждого действия CRM пишет в ленту заказа, например:
- «Автоматизация: письмо «Заказ готов» поставлено в отправку»;
- «Автоматизация: уведомлены участники: 2»;
- «Автоматизация: создано заданий печати: 3».
Если действие не получилось, причина тоже будет в ленте: например, «письмо «Заказ готов» не отправлено: у клиента нет email».
Письма клиенту
Письмо уходит через очередь отправки: если почтовый сервер не ответил, CRM повторит попытку сама. В каждом письме есть ссылка «Отписаться». Если клиент отписался, CRM больше не пишет ему по автоматизациям, а в ленте появится «не отправлено: клиент отписался».
Чтобы письмо ушло, у клиента в карточке должен быть email.
Как настроить чек-лист этапа
Откройте чек-лист
В «Настройки → Воронка» у нужного этапа нажмите «Чек-лист».
Добавьте пункты
Нажмите «Добавить пункт» и впишите текст, например «Снять поддержки» или «Сфотографировать изделие». Отметьте «Обязательный» у пунктов, без которых заказ нельзя пускать дальше.
Нажмите «Сохранить чек-лист»
На кнопке этапа появится число пунктов, например «Чек-лист: 3».
В чек-листе до 30 пунктов, каждый от 1 до 200 символов.
Как чек-лист работает в заказе
Когда заказ находится на этапе с чек-листом, в карточке заказа справа вверху появляется блок «Чек-лист этапа». Отмечайте пункты по мере работы. Рядом с отметкой CRM пишет, кто и когда её поставил.
Обязательные пункты отмечены звёздочкой. Пока они не отмечены, заказ не перейдёт на следующий этап: CRM напишет «Сначала отметьте в чек-листе: …» с названиями пунктов. Вернуть заказ назад или отменить его можно без отметок.